Biuletyn Informacji Publicznej
Archiwalny Biuletyn Informacji Publicznej Urząd Miejski Strumień

z dnia 30 listopada 2016 r.

w sprawie centralizacji rozliczeń VAT Gminy Strumień

Na podstawie art. 31 i art. 33 ust. 1, 2 i 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2016 r. poz.446, z późn.zm.) oraz Ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich europejskiego porozumienia o wolnym handlu przez jednostki samorządu terytorialnego z dnia 5 września 2016 r. (Dz. U. z 2016 r., poz.1454) („Ustawa”),  zarządza się co następuje:

§1     Zakres

§1. 1.       Zarządzenie określa ogólne obowiązki Gminy Strumień („Gmina”) i jej jednostek organizacyjnych związane z centralizacją rozliczeń VAT.

§1. 2.       Do rozliczania podatku VAT wspólnie z Gminą w ramach skonsolidowanej deklaracji VAT zobowiązane są wszystkie jednostki organizacyjne Gminy.  Gmina podejmuje rozliczanie podatku VAT wraz ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi z dniem 1 stycznia 2017 r.

§1. 3.       Jednostkami organizacyjnymi Gminy („jednostki organizacyjne”) są Urząd Gminy, Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej oraz samorządowe jednostki budżetowe utworzone przez Gminę. W przypadku utworzenia przez Gminę innych samorządowych zakładów budżetowych, dla celów niniejszego zarządzenia będą one również uważane za jednostki organizacyjne Gminy.

§1. 4.       Na dzień 1 stycznia 2017 r. jednostkami organizacyjnymi objętymi obowiązkiem rozliczania podatku VAT wspólnie z Gminą są jednostki wymienione w Załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§1. 5.       W celu zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń podatku VAT w Gminie Strumień i jej jednostkach i zakładach budżetowych, zwanych dalej „jednostkami organizacyjnymi” ustala się – obowiązujące od 01 stycznia 2017 roku – Instrukcje rozliczeń VAT, które stanowią odrębny dokument wewnętrzny stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa Martini i Wspólnicy sp. z o. o. i nie mogą być udostępniane osobom trzecim. Instrukcje rozliczeń VAT stanowią utwór w rozumieniu prawa autorskiego.

§2     Umowy

§2. 1.       Gmina oraz jednostki organizacyjne dokonają przeglądu umów zawartych przez poszczególne jednostki organizacyjne w celu zidentyfikowania przypadków, w których sposób wystawiania faktur przez kontrahentów wymaga aneksowania dotychczasowej umowy.

§2. 2.       Gmina oraz wszystkie jednostki organizacyjne zobowiązane są do dokonaniu aneksów wcześniej zawartych umów w zakresie:

                                                            a)      w którym brak aneksu może wpłynąć na nieprawidłowe i wymagające korekty wystawienie faktury przez Gminę lub jednostkę organizacyjną (faktury sprzedażowe).

                                                            b)      w którym brak aneksu może wpłynąć na nieprawidłowe i wymagające korekty wystawienie faktury przez dostawcę (faktury zakupowe).

                                                             c)      w którym wskazana w umowie cena wymaga doprecyzowania ceny netto i obowiązującej stawki VAT, ew. uzasadniona jest zmiana ceny.

§3     Faktury

§3. 1.            Od dnia scentralizowania rozliczeń VAT na fakturach sprzedaży wystawianych przez wszystkie jednostki organizacyjne objęte centralizacją, jako sprzedawca powinna być wskazana Gmina (wraz z jej adresem i NIP-em).

§3. 2.            Analogicznie, w przypadku faktur zakupowych wystawianych przez kontrahentów od dnia centralizacji Gmina (wraz z jej adresem i NIP-em) powinna być wskazana jako nabywca.

§3. 3.            Na fakturach sprzedaży i zakupu powinny być wskazane, jako informacja dodatkowa, nazwa i adres jednostki organizacyjnej dokonującej transakcji (np. jako „wystawca” w przypadku faktur sprzedaży bądź „odbiorca” w przypadku faktur zakupu).

§3. 4.            W przypadku faktur sprzedaży wystawianych w imieniu Gminy przez poszczególne jednostki organizacyjne należy stosować przyporządkowane tym jednostkom symbole w numeracji faktur, w celu wyeliminowania przypadków wystawiania przez jednostki w imieniu Gminy różnych faktur o tym samym numerze. Listę prefiksów zwiera załącznik nr 3.

§3. 5.            Faktury dokumentujące nabycie towarów i usług dokonane przed dniem centralizacji rozliczeń VAT, ale wystawiane przez kontrahentów już po tym dniu, powinny wskazywać jako nabywcę Gminę (np. faktura za nabycie usług wykonanych 31 grudnia 2016 r., wystawiona 15 stycznia 2017 na rzecz Gminy, która dokonała centralizacji od początku 2017 r.).

§3. 6.            Dyrektorzy jednostek organizacyjnych są zobowiązani podjąć działania mające na celu uniknięcie sytuacji, w których po dniu centralizacji wystawiane przez kontrahentów faktury zakupowe zawierałyby nieprawidłowe dane dotyczące nabywcy (tj. wskazywały jako nabywcę w dalszym ciągu jednostkę organizacyjną). Kontrahenci powinni odpowiednio wcześniej otrzymać stosowną informację dotyczącą sposobu wystawiana faktur po dniu centralizacji.

§3. 7.          Faktury wystawiane przez jednostki muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy, o których mowa w art.106 e ustawy o VAT. Przy czym ustala się, ze dane identyfikacyjne podmiotu dokonującego transakcji sprzedaży bądź zakupu wpisywane będą w sposób określony w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§4     Rejestry

§4. 1.          Od dnia 1 stycznia 2017 roku zobowiązuje się dyrektorów jednostek do obowiązkowego prowadzenia cząstkowych ewidencji sprzedaży i zakupów za poszczególne miesiące rozliczeniowe w formie elektronicznej i wersji papierowej.

§4. 2.          Ewidencje cząstkowe w jednostkach powinny zawierać wszelkie transakcje istotne z punktu widzenia prawidłowego rozliczenia podatku VAT.

§5     Świadczenia w ramach jednego podatnika

§5. 1.            Od dnia scentralizowania rozliczeń wszelkie odpłatne czynności jednostek organizacyjnych objętych centralizacją VAT na rzecz Gminy, Gminy na rzecz jednostek organizacyjnych oraz między jednostkami organizacyjnymi, jako czynności dokonywane w ramach jednego podatnika nie stanowią czynności opodatkowanych VAT (w szczególności nie powinny być dokumentowane Fakturami VAT, lecz notą księgową).

§6     Kasy Rejestrujące

§6. 1.            Jednostki organizacyjne dokonujące sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych zobowiązane do prowadzenia ewidencji obrotu z wykorzystaniem kas rejestrujących, mogą nadal wykorzystywać kasy, za pomocą których jednostki organizacyjne rozpoczęły prowadzenie ewidencji i które były przez nie wykorzystywane na dzień poprzedzający dzień podjęcia wspólnego rozliczania, nie dłużej jednak, niż do 31 grudnia 2018 r.

§6. 2.          Zobowiązuje się kierowników bądź dyrektorów jednostek organizacyjnych, które nie posiadają kas rejestrujących, do bieżącej analizy przepisów prawa w zakresie ewentualnego obowiązku instalacji kas rejestrujących oraz do niezwłocznego poinformowaniu Skarbnika Strumienia lub Koordynatora ds.VAT o wynikach tej analizy.

§7     JPK

§7. 1.       Gmina zobowiązana jest do przekazania odpowiedniemu organowi podatkowemu, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, danych z ksiąg podatkowych w ujednoliconej formie elektronicznej, w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego („JPK”).

§7. 2.       Jednostki organizacyjne są zobowiązane do dokonania wszelkich niezbędnych czynności (w tym zaktualizowania swojej polityki rachunkowości, aktualizacji oprogramowania), które umożliwią im przekazanie w formie elektronicznej danych niezbędnych do wygenerowania JPK.

§8     Obowiązki formalne i zgłoszenia

§8. 1.            Gmina do dnia 31 grudnia 2016 r. złoży do właściwego dla niej naczelnika urzędu skarbowego informację wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Ustawy. W informacji należy wskazać dzień podjęcia wspólnego rozliczania podatku VAT oraz wykaz wszystkich jednostek organizacyjnych, ze wskazaniem ich adresów oraz NIP-ów.

§8. 2.            Gmina będzie zobowiązana do złożenia aktualizacji własnego zgłoszenia NIP-2 w szczególności w zakresie wskazania dodatkowych miejsc prowadzenia działalności, dodatkowych rachunków bankowych.

§8. 3.            Jednostki organizacyjne dokonają stosownych zmian w obowiązującej polityce rachunkowości, aby zapewnić poprawność rozliczeń jednostki organizacyjnej w szczególności w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczeniem podatku VAT.

§9     Wykonanie i wejście w życie

§9. 1.            Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy Strumień oraz dyrektorom jednostek organizacyjnych.

§9. 2.            Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik Nr 1.

Wykaz jednostek organizacyjnych:

1.       Urząd Miejski w Strumieniu: UM

2.       Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej: ZGKiM

3.       Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej: MOPS

4.       Zespół Obsługi Szkół: ZOS

5.       Przedszkole w Strumieniu: PrzS

6.       Przedszkole im. Marii Konopnickiej w Zbytkowie: PrzZb

7.       Szkoła Podstawowa im. Powstańców Śląskich w Strumieniu: SPS

8.       Gimnazjum im. Powstańców Śląskich w Strumieniu: GmS

9.       Zespół Szkół w Drogomyślu: ZSzD

10.   Zespół Szkół w Pruchnej: ZSzP

11.   Zespół Szkolno–Przedszkolny w Bąkowie: ZSzPB

12.   Zespół Szkolno-Przedszkolny w Zabłociu: ZSzPZa

Załącznik Nr 2

Zakres danych indentyfikacyjnych podmiotu dokonującego transakcji na fakturach sprzedaży i zakupu

A. Faktury sprzedaży

W przypadku faktury dokumentujących dostawy towarów lub świadczenie usług, na fakturach należy uwzględnić następujące dane sprzedawcy:

Gmina Strumień

ul. Rynek 4
43-246 Strumień

NIP: 548-240-50-10

Dodatkowo, na fakturze powinna być wskazana nazwa jednostki organizacyjnej wystawiającej fakturę oraz jej adres (np. w pozycji „wystawca”).

B. Faktury zakupowe

W przypadku faktury dokumentujących nabywanie towarów lub usług, na fakturach należy uwzględnić następujące dane nabywcy:

Gmina Strumień

ul. Rynek 4
43-246 Strumień

NIP: 548-240-50-10

Dodatkowo, na fakturze powinna być wskazana nazwa jednostki organizacyjnej dokonującej zakupu oraz jej adres (np. w pozycji „odbiorca”).

Załącznik Nr 3.

Przykładowy format numeracji faktur

1.       Urząd Miejski w Strumieniu: 1/01/2017/UM

2.       Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej: 1/01/2017/ZGKiM

3.       Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej: 1/01/2017/MOPS

4.       Zespół Obsługi Szkół: 1/01/2017/ZOS

5.       Przedszkole w Strumieniu: 1/01/2017/PrzS

6.       Przedszkole im. Marii Konopnickiej w Zbytkowie: 1/01/2017/PrzZb

7.       Szkoła Podstawowa im. Powstańców Śląskich w Strumieniu: 1/01/2017/SPS

8.       Gimnazjum im. Powstańców Śląskich w Strumieniu: 1/01/2017/GmS

9.       Zespół Szkół w Drogomyślu: 1/01/2017/ZSzD

10.   Zespół Szkół w Pruchnej: 1/01/2017/ZSzP

11.   Zespół Szkolno–Przedszkolny w Bąkowie: 1/01/2017/ZSzPB

12.   Zespół Szkolno-Przedszkolny w Zabłociu: 1/01/2017/ZSzPZa