Protokół Nr 6.2019

posiedzenia Komisji Rewizyjnej

odbytego w dniu 8 listopada 2019 r.

 

 

Posiedzenie Komisji rozpoczęło się o godz. 17.00 i odbyło się w sali posiedzeń Urzędu Miejskiego w Strumieniu.

 

Obecni: wg załączonej listy obecności.

 

Porządek obrad:

1.    Otwarcie posiedzenia i stwierdzenie prawomocności obrad.

2.    Kontrola działalności Burmistrza Strumienia zgodnie z uchwałą Nr XI.102.2019 Rady Miejskiej w Strumieniu z dnia 26.09.2019 r. c.d.

3.    Zakończenie.

 

Przebieg obrad:

 

ad. 1.

 

Posiedzenie Komisji Rewizyjnej  otworzyła i kierowała dalszym przebiegiem prac jej Przewodnicząca radna p. Maria Madziar. Przywitała członków komisji oraz stwierdziła, że obrady są prawomocne, gdyż w posiedzeniu uczestniczy 5 członków Komisji Rewizyjnej na 5 osobowy skład Komisji.

W posiedzeniu komisji uczestniczyli również Burmistrz Strumienia p. Anna Grygierek i PrzewodniczącyRady Miejskiej p. Czesław Greń.

 

ad. 2.

 

Zgodnie z uchwałą Nr XI.102.2019 Rady Miejskiej w Strumieniu z dnia 26 września 2019 r. w sprawie zlecenia kontroli działalności Burmistrza Strumienia,w związku z przeprowadzonym remontem Sali posiedzeń w Urzędzie Miejskim w Strumieniu, wymianą centralnego ogrzewania w Szkole Podstawowej w Bąkowie, korzystaniem z samochodu służbowego i garażu, fotograficznym dokumentowaniem imprez gminnych, udostępnianiem boiska za Szkołą Podstawową w Strumieniu przy ul. 1 Maja, komisja podjęła następujące działania:

 

Zapoznała się z dokumentami, o które wnioskowała na pierwszym swoim posiedzeniu w dniu 14.10.2019 r. oraz wyjaśnieniami p. Burmistrz A. Grygierek złożonymi na piśmie z dnia 30.10.2019 r. wraz z załącznikami. W trakcie dalszych prac komisja wysłuchała dodatkowych wyjaśnień przedstawionych na posiedzeniu Komisji przez p. Burmistrz w związku z pytaniami członków komisji, podczas omawiania spraw będących przedmiotem kontroli, w kolejności wynikającej z treści uchwały:

I.   Remont sali multimedialnej w Urzędzie Miejskim w Strumieniu – w sprawie tej zapoznano się z wyjaśnieniami Burmistrza Strumienia oraz następującymi dokumentami:

1)   projektem architektonicznym i projektem instalacji elektrycznych Sali posiedzeń w Urzędzie Miejskim w Strumieniu;

2)   umową na usługi doradztwa w zakresie aranżacji;

3)   protokołem odbioru robót;

4)   Zarządzeniem Nr 17/2014 Burmistrza Strumienia z dnia 27.05.2014 r. w sprawie zmiany Regulaminu udzielenia zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Strumieniu o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro;

5)   Zarządzeniem Nr 14/2014 Burmistrza Strumienia z dnia 16.04.2014 r. w sprawie Procedury udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Strumieniu o wartości szacunkowej przekraczającej wyrażoną w złotych równowartości kwoty 30 000 euro;

Burmistrz A. Grygierek przedstawiła projekt techniczny wykończenia i dekoracji oraz wyposażenia sali multimedialnej. Poinformowała, że w projekcie dotyczącym wykonania Sali były tylko rysunki poglądowe, które nie zawierały konkretnego wyboru materiału, dlatego podpisaliśmy umowę na usługi doradztwa w zakresie aranżacji Sali posiedzeń. Szczegółowy zakres prac, który należał do aranżatorki został określony w umowie.

W trakcie realizacji inwestycji w uzgodnieniu z Konserwatorem Zabytków zmieniony został materiał, z którego została  wykonana podłoga. Zamieniono czarno-białe płytki na drewniany parkiet.

Radna M. Staniek stwierdziła, że podłoga na Sali posiedzeń wykonana z płytek byłaby trwalsza niż parkiet.

Radny B. Wawrzyczek stwierdził, że lepszym rozwiązaniem jest wykonanie drewnianej podłogi, która pracuje razem z budynkiem, a podłoga z płytek mogłaby popękać.

Burmistrz A. Grygierek wyjaśniła, że Pani, która zajmowała się aranżacją Sali posiedzeń, w naszym imieniu prowadziła negocjacje z wykonawcą nt. doboru materiałów do wykończenia Sali.

Burmistrz A. Grygierek wyjaśniła sprawę drugiego żyrandola, który został zdjęty ze względu na zamontowaną windę projektora, która musiałaby zostać przesunięta w inne miejsce, aby żyrandol nie zasłaniał obrazu na ekranie. Zdjęty z Sali posiedzeń żyrandol został zamontowany w gabinecie Burmistrza.

Burmistrz A. Grygierek na pytanie radnych wyjaśniła, że zakup żyrandoli, zakup stołów i krzeseł oraz projektora na Salę posiedzeń były zaplanowane w budżecie Gminy jako osobne zadanie, poza projektem Sali.

Radny B. Wawrzyczek zapytał, czy umowa z aranżatorką była również poza projektem?

Burmistrz A. Grygierek odpowiedziała twierdząco. Poinformowała też, że było wiele spięć z wykonawcą nt. doboru materiałów potrzebnych do wykończenia Sali. Wszystkie te konflikty wiązały się z tym, że koszty tych materiałów były wyższe niż wykonawca założył w przetargu.

Burmistrz A. Grygierek wyjaśniła, że przy planowaniu projektów unijnych zawsze zakładamy własne środki w budżecie. Poinformowała też projekt został rozliczony.

II. Termomodernizacja Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Bąkowie – w sprawie tej zapoznano się z wyjaśnieniami Burmistrza Strumienia oraz fakturą VAT FSD/0001/02/2019/ZSzPB z dnia 07.02.2019 r. wraz z kartą przekazania odpadów.

Radny B. Wawrzyczek zapytał kiedy odbył się odbiór termomodernizacji obiektu Szkoły w Bąkowie oraz gdzie był przechowywany w/w złom do czasu sprzedaży? Stwierdził, że jest duża różnica w czasie pomiędzy fakturą za złom, a oddaniem inwestycji.

Burmistrz A. Grygierek odpowiedziała, że inwestycja jest w trakcie procesu rozliczania.

III.   Użytkowanie samochodu służbowego – w sprawie tej zapoznano się z wyjaśnieniami Burmistrza Strumienia oraz następującymi dokumentami:

1)   Zarządzeniem Nr 19/2011 Burmistrza Strumienia z dnia 30.06.2011 r. w sprawie określenia instrukcji używania samochodu służbowego, gospodarki paliwami płynnymi oraz ustalenia norm zużycia paliwa;

2)   miesięcznymi kartami drogowymi pojazdu służbowego;

3)   rejestrem wyjazdów samochodu służbowego;

4)   upoważnieniami do prowadzenia samochodu służbowego oraz zgodą na parkowanie samochodu służbowego na posesji w miejscu zamieszkania.

Burmistrz A. Grygierek wyjaśniła, że w jazdach poza teren Gminy Burmistrz ma wystawiane delegacje. Do korzystania z samochodu służbowego są upoważnieni następujący pracownicy Urzędu: Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Konserwator, Kierownik Referatu Inwestycji, Kierownik Referatu Rozwoju i Promocji, Kierownik Referatu Rolnictwa, Ochrony Środowiska.

Poinformowała też, że co miesiąc jest rozliczane użytkowanie samochodu służbowego, przedstawiła dokumenty rozliczeniowe. Równocześnie poinformowała radnych, że zdarza się, że samochód służbowy jest parkowany nie w garażu, co najczęściej jest związane z wykonywanymi obowiązkami. Jest to zgodne z przyjętą instrukcją używania samochodu służbowego.

Radny B. Wawrzyczek zasugerował, aby uaktualnić Zarządzenie o korzystaniu samochodu służbowego o przepisy RODO, ponieważ są tam upoważnienia z danymi osobowymi.

Burmistrz A. Grygierek przedstawiła dokumenty, na podstawie których rozliczany jest comiesięcznie samochód służbowy. Poinformowała, że stan licznika samochodu służbowego na koniec października br. wynosił 131 000,00 zł. Samochód został zakupiony w roku 2011.

IV.   Wykonywanie zdjęć przez profesjonalnych fotografów – w sprawie tej zapoznano się z wyjaśnieniami Burmistrza Strumienia oraz wykazem zleconych usług fotograficznych za okres 2018 roku do 19 września 2019 r.

Burmistrz A. Grygierek wyjaśniła, że korzystamy z usług trzech fotografów: Pana T. Donocika, Pana M. Gruszki, Pana L. Strządały i Pana D. Janika. Fotografowie ci zaproponowali nam korzystne ceny. Mamy z nimi podpisane umowy, gdzie wynegocjowano wspólne ceny pakietowe. Wynajmowanie fotografów wiąże się z brakami kadrowymi w Referacie Promocji i Rozwoju.

Radny B. Wawrzyczek stwierdził, że rozeznawał ten temat, rozmawiał z innymi fotografami i okazało się, że zaproponowane Gminie ceny są porównywalne z cenami innych fotografów.

Burmistrz A. Grygierek poinformowała, że wielokrotnie wykonane zdjęcia z jubileuszy udostępniamy organizatorowi imprezy.

Radny B. Wawrzyczek zasugerował, że zdjęcia z zebrań walnych np. OSP, czy innych organizacji działających na terenie Gminy mógłby zapewnić organizator. W tej dziedzinie można szukać pewnych oszczędności.

V.     Wynajem garażu gminnego, gdzie parkowany jest samochód służbowy - Burmistrz A. Grygierek wyjaśniła, że nie podnajmuje gminnego garażu osobom trzecim. Równocześnie poinformowała, że w garażu nie ma instalacji elektrycznej. Dodała też, że garaż służbowy nigdy nie był wykorzystywany do parkowania jej prywatnego samochodu.

VI.   Wynajem boiska za Szkołą Podstawową w Strumieniu – w sprawie tejzapoznano się z wyjaśnieniami Burmistrza Strumienia oraz Uchwałą Nr XIX.174.2012 Rady Miejskiej w Strumieniu z dnia 30.03.2012 r. w sprawie regulaminu korzystania z boiska wielofunkcyjnego położonego obok Gimnazjum im. Powstańców Śląskich w Strumieniu, stanowiącego załącznik do uchwały.

Radny B. Wawrzyczek poprosił, aby w pkt 11 lub 14 Regulaminu korzystania z boiska wielofunkcyjnego zamieścić zapis odnośnie odpowiedzialności użytkowników za niestosowanie się do obowiązującego regulaminu.

Burmistrz A. Grygierek wyjaśniła, że zgodnie z obowiązującym Regulaminem korzystanie z boiska za Szkołą Podstawową w Strumieniu jest bezpłatne. Obiekt ten powinien być jak najwięcej wykorzystywany przez naszych mieszkańców.

Radny B. Wawrzyczek stwierdził, że Gmina powinna kłaść większy nacisk na odbiory końcowe inwestycji. Wtedy możemy jeszcze zwrócić uwagę na pewne sprawy, gdyż gwarancja nie zawsze to zapewnia.

Radny B. Wawrzyczek stwierdził, że dobrze iż są osoby, które opiekują się boiskiem w Strumieniu.

 

ad. 3.

 

Komisja Rewizyjna Rady Miejskiej w Strumieniu odbyła w tej sprawie dwa posiedzenia w dniach: 14 października i 8 listopada 2019 r. Na pierwszym posiedzeniu wnioskowano o przygotowanie dokumentów przez Burmistrza Strumienia w celu wyjaśnienia spraw będących przedmiotem kontroli, wynikających z treści uchwały. Na drugim posiedzeniu zapoznano się z pismem Burmistrza Strumienia z dnia 30 października br. wraz z załącznikami oraz wyjaśnieniami obecnej na posiedzeniu Komisji Rewizyjnej p. Burmistrz A. Grygierek.

Członkowie Komisji Rewizyjnej po przeprowadzonej dyskusji podsumowującej przebieg kontroli - jednogłośnie stwierdzili, że:

1.    W sprawie przeprowadzonego remontu Sali posiedzeń w Urzędzie Miejskim w Strumieniu – nie stwierdzono nieprawidłowości.

2.    W sprawie wymiany centralnego ogrzewania w Szkole Podstawowej w Bąkowie – nie stwierdzono nieprawidłowości.

3.    W sprawie korzystania z samochodu służbowego i garażu – nie stwierdzono nieprawidłowości.

4.    W sprawie fotograficznego dokumentowania imprez gminnych – nie stwierdzono nieprawidłowości.

Komisja przyjęła wniosek, aby starać się ograniczać wydatki związane z wynajmowaniem fotografów z zewnątrz.

5.    W sprawie udostępniania boiska za Szkołą Podstawową w Strumieniu przy ul. 1 Maja – nie stwierdzono nieprawidłowości.

Komisja przyjęła wniosek, aby w regulaminie korzystania z boiska wielofunkcyjnego zamieścić zapis odnośnie odpowiedzialności użytkowników za niestosowanie się do obowiązującego regulaminu.

W wyniku przeprowadzonych czynności sprawdzających i wyjaśniających, po zapoznaniu się z przedstawionymi dokumentami i wyjaśnieniami uzyskanymi od Burmistrza Strumienia, Komisja Rewizyjna nie dopatrzyła się uchybień i nieprawidłowości w działalności Burmistrza Strumienia w zakresie wynikającym z treści uchwały Nr XI.102.2019 Rady Miejskiej w Strumieniu z dnia 26 września 2019 r.

 

Przewodnicząca Komisji M. Madziar zakończyła posiedzenie Komisji o godz. 19.30.

 

 

Na tym protokół zakończono i podpisano.

 

 

Protokołowała:Elżbieta Król

 

 

Podpisy członków Komisji Rewizyjnej:

1.    Maria Madziar - Przewodnicząca Komisji

2.    Maria Krutyła - Zastępca Przewodniczącego Komisji

3.    Adam Gawron - członek Komisji

4.    Monika Staniek - członek Komisji

5.    Bogusław Wawrzyczek – członek Komisji